Что нужно знать про обмен электронными документами


Обмен бумажными документами многие десятилетия являлся неотъемлемой частью жизни предприятия или государственного аппарата. Обращение с большим количеством бумаги мало у кого вызывает интерес и становится довольно монотонным занятием. А то место, которое занимает бумага со всеми «важными данными» неисчислимо.

Сегодня человек умело обращается с компьютером – даже эта статья набиралась на компьютере, и, что самое интересное, она не будет печататься на принтере. Гораздо удобнее прочесть все на бумаге, переключаясь от одного документа к другому, а затем открывая нужную страницу без монотонного ручного пересчета всех листов.

Что необходимо для осуществления электронного документооборота

По сути все внутренние и внешние документы, которые относятся к работе предприятия, уже есть на компьютере. Их не нужно сканировать и придумывать что-то новое. Остается только уладить несколько деталей:

  1. Выбрать способ передачи документов.
  2. Договориться со своими партнерами о том, что пора переходить на новый уровень.
  3. Приобрести сертификат для проставления электронной подписи на своих бумагах.

Кому будет полезен обмен электронными документами

К электронному документообороту стоит привыкать всем. Он очень удобен, потому что позволяет сэкономить полезные ресурсы организации и даже те, которые не подлежат восстановлению – это время. Малые компании смогут сконцентрироваться на более важных вещах, чем работа с бумагами, а крупные компании перераспределят задачи своих сотрудников, чтобы стать еще более эффективными.

Польза от использования электронных документов проявляется в следующем:

  • Снижение расходов на распечатку документов;
  • Снижение расходов на отправку документов. Если раньше все важное отправлялось курьером, сегодня ему не нужно платить;
  • Ускорение процесса передачи информации – документы отправляются без распечатки и сканирования, что упрощает процесс.

Что представляет собой электронный документ

Сначала все данные записываются в Word, куда добавляется электронная подпись (она выглядит как обычная синяя печать), а после этого файл преобразуют в Pdf. Впрочем, нередко его оставляют в формате .docPDF будет удобнее в том плане, что в файле все останется на своих местах и никуда не «съедет».

Электронную подпись стоит рассмотреть подробнее. Изначально он разрабатывается как код, который тщательно шифруется. По сути это изображение, вставляя которое, Вы подтверждаете, что набор символов, который есть в документе, абсолютно верен.

Где приобретается электронная подпись

Было бы забавно, если электронную подпись получали только в одном учреждении где-то в центре Москвы напечатанной на бумаге. На деле все не так плохо. Заявку на получение подписи следует оставить в удостоверяющем центре, который получил одобрение от Министерства связи. Получать подпись нужно там же.

Заявка оформляется тоже в электронном виде, где указываются данные о своей компании, после чего нужно оплатить услугу. О готовности ключа сообщат звонком или письмом на почту. После этого нужно прийти в центр, предоставить свой паспорт и дать свою флэшку, чтобы на нее закачали файл с ключом. Если забудете, ничего страшного – зачастую эти центры продают флэшки на месте.

Принцип работы электронной подписи

Юридически применение электронной подписи регламентируется федеральным законом с соответствующим названием – «Об электронной подписи». Есть несколько видов этой подписи:

  • Квалифицированная: используется для документов, отсылаемых в налоговую, на торги и в суд;
  • Простая, а также неквалифицированная – используются в других случаях. Она не подтверждается специальными центрами. Ее будет достаточно, если компания не участвует в электронном документообороте с судами, налоговыми, торгах. Она может подписывать акты, договоры, счета. Но прежде всего придется договориться со своим партнером о применении простой подписи.

Для того чтобы передавать документы, понадобится подключение к оператору ЭДО. Их достаточно много, поэтому лучше обратиться к тому, кто находится в Вашем регионе.

Установка специальной программы

Для того чтобы работать с подписью и вставлять ее в документы, понадобится программное обеспечение, которое даст криптозащиту данных. Есть два варианта – платная и бесплатная. Большинство вариантов подходит для MacOs и Windows Os. Можно обойтись и без установленной на компьютер программы.

Технологии позволяют хранить подпись на «облаках», но криптозащиты не будет. Это удобно, потому что для получения подписи нужно просто получить код, отправленный в смс.

Проблемы, связанные с электронным документооборотом

Как и с любым другим нововведением в работе, придут некоторые действия, которые по началу будут казаться «сложными». Но на деле все просто, есть некоторые нюансы. Например, при отправлении в налоговую документов придется сначала скачать файлы из ПО, которое используется бухгалтерией, и только потом загрузить в специальное ПО для передачи электронных документов.

На отправку целой стопки бумаг ушла бы целая неделя, учитывая долгие поездки в налоговую, а с отправкой файлов можно потратить гораздо меньше одного часа. Но перед отправкой стоит проверить правильность того, что Вы отправляете. Далее, если партнеры, поставщики или клиенты сделают что-то, что побудит Вас обратиться в суд, придется разбираться с немного новой системой.

У судов есть свои сервисы, но и они не любят отходить от старых привычек, поэтому не удивляйтесь, если они попросят принести бумажные версии. Тем не менее, во многих судах будет достаточно электронной версии.

Электронный документ упрощает жизнь, и даже если Вы покупаете лицензию платного ПО для работы с ними, во многих случаях затраты на работу с системами электронного документооборота будут достаточно ниже по сравнению с затратами на ведение бумажного документооборота.

Рейтинг коворкингов

Оставить заявку

Оставьте свои контактные данные и мы вам перезвоним

Нажимая на кнопку "Отправить", вы даете согласие на обработку своих персональных данных.

Оставить заявку

Оставьте свои контактные данные и мы вам перезвоним

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.